|
Principer
Framgångsrik projektledning handlar om att lyckas styra ett komplext system av människor och resurser med oerhört många osäkerheter mot ett förväntat mål med minsta möjliga resursförbrukning. Ett projekt kan betraktas som ett kaotiskt system som inte enbart kan styras med hjälp av fördefinierade mallar eller rutiner. Ett idealt projekt är en lärande process där projektledaren och teamet successivt utvecklar ett arbetssätt som leder rakaste vägen mot målet.
En projektmodell som är anpassad för verksamheten är naturligtvis ett bra stöd för projektet men det räcker inte för att lyckas. En projektmodell beskriver oftast en statisk modell av hur projektet framskrider och hur olika förväntade situationer ska hanteras. Men i praktiken är det just hur avvikelserna från det förväntade hanteras som avgör hur väl projektet lyckas.
Följande principer ger en väldigt god vägledning för hur avvikelser bör hanteras:
80/20-regeln - Prioritera rätt uppgifter
En projektledare har alltid fler uppgifter som kan göras än vad det finns tid för. Det är därför nödvändigt att prioritera. 80/20-regeln säger att 20 procent av orsakerna står för 80 procent av verkan. Därför är det viktigt att identifiera de 20 procenten och åtgärda dem istället för att försöka klara av så många som möjligt men kanske missa de viktigaste uppgifterna. När det blir stressigt, stanna då upp och identifiera vilka 20 procent som är viktigast och koncentrera dig på att lösa dem. Lyckas du med det har du löst 80 procent av problemen.
Denna regel är dessutom tillämpbar i massor av andra sammanhang. 20 procent av funktionaliteten står oftast för 80 procent av värdet i ett system. 20 procent av felen i ett system står oftast för 80 procent av problemen. 20 procent av medarbetarna levererar ofta 80 procent av resultatet osv.
TOC (Theory of constraints) – Fokusera alltid på det största hindret
Projektledarens viktigaste uppgift är att skapa bästa möjliga förutsättningar för sina projektmedlemmar genom att undanröja hinder för att nå målet. Det finns alltid en orsak till att projektet inte kan framskrida snabbare. Kanske är det en leverans som är försenad. Kanske är det en nyckelperson som är sjuk. Hitta orsaken och undanröj hindret. När hindret är undanröjt, hitta det nu största hindret osv. Denna princip är ett stöd för att alltid fokusera på det viktigaste.
Ockhams rakkniv - Välj alltid den enklaste lösningen
Sträva alltid efter att minimera komplexitet. Sannolikheten för fel, missförstånd och oklarheter ökar exponentiellt med antalet variabler i ett system. Så i alla sammanhang när du står inför ett val så välj den enklaste lösningen. Denna princip samverkar ofta med 80/20-regeln. Om den enkla lösningen löser 80 procent av dina problem så välj den eftersom den bara kommer att kosta dig 20 procent av den komplexa lösningen.
Parkinsons lag – Avsatt tid kommer alltid att användas
Denna princip handlar om effektivitet. En tidsuppskattning ska vara utmanande men realistisk. Vi känner mest tillfredsställelse när vi lyckats möta förväntningarna i en tuff utmaning. Och kom ihåg att alltid kommunicera förväntat resultat och fokusera inte på hur lång tid det ska ta.
Proaktiv istället för reaktiv – Ligg alltid ett steg före
Denna princip är besläktad med studentsyndromet. Alltså att inte starta en uppgift förrän i sista minuten. Att inte vara proaktiv utan istället reaktiv innebär att man blir av med alla buffrar och att man alltid balanserar på den kritiska linjen. Det leder ofelbart till förseningar och dålig kvalitet. Att bedriva projektledning genom att ständigt genomföra brandkårsutryckningar och släcka bränder är ingen bra princip. Arbeta istället riskdrivet. Identifiera risker och genomför åtgärder för att eliminera eller minimera riskerna. Och ta tag i uppkomna problem så fort som möjligt.
|
